효율을 높이는 회의의 기술

직장 내 커뮤니케이션을 대표하는 것은 회의다.

서로의 의견을 주고받으며 새로운 아이디어를 얻을 수

있어 좋지만, 의미 없이 시간만 흘러가는 회의로 일할

시간을 뺏겨 업무 효율이 떨어지는 경우가 허다하다.

시간을 아끼는 회의 노하우를 알아보고 능률을 올려보자.

 

 

회의 전

회의 일정과 자료는 사전에 공유하기

안건과 장소 시간을 사전에 공유해야 사전에 안건에 대한

개인의 생각을 정리하고 명확한 결정을 내릴 수 있다.

 

회의에는 꼭 필요한 사람만 참석하기

의사결정을 할 수 있는 사람과 회의 의사 결정으로 업무에

영향을 받는 사람이 참석해야 현장의 목소리를 들을 수

있으며 회의 결정에 추진력이 생긴다.

 

회의 중

명확한 목표를 가지기

회의의 가장 큰 목적은 결론을 도출한다는 것이다.

회의 목적과 취지를 명확히 밝히고 문제점을 파악하고

해결점을 모색한 뒤 결론을 내려야 한다.

 

회의 시간은 30분으로 정례화하기

회의 시간을 간소화하거나 끝나는 시간을 정해두면

사담이나 주제 외 이야기를 하는 경우가 줄어들어

회의 주제에 대한 집중도가 높아진다.

 

민주적인 규칙 정하기

참석자 모두 편하게 발언할 수 있도록 의사 발언 방식에

룰을 정한다면 의견 제시와 회의 결과가 더욱 긍정적으로

변화한다. 무엇보다 참석자 모두 적극적으로 의견을

제시하는 것이 중요하다.

 

회의 후

To-Do List 중심으로 회의록 작성하기

발언의 핵심 내용을 정리하여 참석자 모두에게 공유하고 결정된 사안과

역할을 적극적으로 수행한다.

 

혁신을 만드는 회사의 회의 비결

 

현대카드 ’안티 파워포인트‘

불필요한 문서 작업을 줄이기 위해

파워포인트 사용을 금지한다. 엑셀이나 손으로 작성

그려서 회의를 진행해 화려한 비주얼보다는

내용과 본질에 좀 더 집중할 수 있어 좋다.

 

아마존 ’피자 두판 규칙‘

회의에는 피자 두판 나눠 먹을 수 있는

규모의 인원만 참석하고 회의 시작전 30분간 소리없이

자료를 읽는 시간을 가지면 전체 회의

시간이 줄어드는 효과가 있다.

 

나영석 사단 ’놀이터 회의‘

브레인스토밍 회의 방식으로 진행하는 방법으로

예고도, 주제도 없이 놀이터에서 친구끼리

수다를 떨 듯 이야기함으로써 부담없이

아이디어를 꺼낼 수 있어 좋다.

 

실리콘 밸리 해커톤

해커와 마라톤의 합성어로 24시간 이상

쉬지 않고 아이디어를 짜고 프로그램을

기획 및 제작하는 방식이다.

출처 : 아산시의회